Tietosuojaseloste – Alumni&StudentWeekend -tapahtuman ilmoittautumisrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 16.9.2018. Viimeisin muutos 16.9.2018.
- Rekisterinpitäjä
Sähköklubi ry
PL 15500, 00076 AALTO
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pääylläpitäjä Essi Jukkala
essi.jukkala(a)aalto.fi
3. Rekisterin nimi
Alumni&StudentWeekend -tapahtuman ilmoittautumisrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsitettelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää listaa Alumni&StudentWeekend -tapahtumaan ilmoittautuneista henkilöistä ja näin edesauttaa tapahtumien järjestämistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan, tapahtuman tarpeista riippuen, seuraavia tietoja:
- Täydellinen nimi
- Sähköposti
- Matkapuhelinnumero
- Yhdistysjäsenyys
- Edustettu yritys / organisaatio
- Erityisruokavalio
- Tapahtuman ohjelmaan osallistumista koskeva lisätieto
- Mahdollinen henkilön itse ilmoittama lisätieto
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeella.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietota ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Sähköklubi ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tapahtuman tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisen jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen tai muiden kulujen perintään, tiedot poistetaan yllämainitun ajan kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen. Mikäli tietoja tullaan tarvitsemaan yllämainittua aikaa pidempään, ilmoitetaan tästä aina erikseen ilmoittautumislomakkeen yhteydessä.